Etapas de la Debida Diligencia

La prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) es un componente clave en la lucha contra el crimen organizado y la corrupción en Colombia. 

El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) y el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT) exigen a las entidades del país implementar medidas efectivas para prevenir estos delitos.

Una de las prácticas fundamentales en este proceso es la Debida Diligencia, que consiste en una serie de pasos estructurados para conocer a las contrapartes comerciales, analizar riesgos, y tomar decisiones informadas que minimicen la exposición a actividades ilícitas.

A continuación se ampliarán las etapas de la Debida Diligencia, proporcionando un análisis  de cada fase para comprender mejor su importancia dentro de los procedimientos de prevención de LA/FT en Colombia.

Etapa 1: Identificación

La primera fase de la Debida Diligencia es fundamental, pues establece la base sobre la cual se construirán todas las siguientes acciones de verificación y monitoreo. 

Durante esta etapa, el objetivo principal es recopilar información detallada y relevante para formar un perfil claro de la contraparte y evaluar cualquier posible riesgo de involucramiento en actividades ilícitas.

1. Recopilación de documentación básica: Es crucial obtener formularios de vinculación completos, que deben contener información precisa sobre la identidad, actividad económica, estructura de propiedad, entre otros aspectos clave de la contraparte. Además, deben ser solicitados los documentos de identificación válidos, tales como cédulas, pasaportes, o registros comerciales.
2. Revisión de los estados financieros: Se deben analizar los estados financieros actualizados para obtener un panorama de la situación económica de la contraparte, lo que ayudará a identificar posibles discrepancias o irregularidades en su estructura financiera.
3. Documentación sobre la estructura accionaria: Conocer la composición accionaria es esencial para detectar posibles vínculos con personas o entidades que puedan tener antecedentes de actividades ilícitas.
4. Obtención de certificados relevantes: Esto puede incluir documentos fiscales, comerciales o laborales que ayuden a verificar la solvencia legal y reputacional de la contraparte.
5. Verificación de la experiencia previa: La documentación sobre proyectos o relaciones previas de la contraparte, si está disponible, es útil para comprender su trayectoria y reputación en el mercado.

Esta información servirá como base para evaluar el perfil de la contraparte, para determinar la naturaleza y el riesgo asociado a la relación comercial.

Etapa 2: Verificación

La verificación es una etapa crítica en la que se confirma la autenticidad de los datos obtenidos en la fase de identificación. 

La integridad de esta verificación es fundamental, pues cualquier inconsistencia detectada puede indicar señales de alerta que requieren un análisis adicional, así evitar poner en peligro la integridad de la operación.

1. Revisión de documentos de respaldo: Los documentos proporcionados durante la fase de identificación deben ser revisados y comparados con la información contenida en los formularios de vinculación. Esta acción permite verificar la consistencia de los datos y detectar discrepancias que podrían sugerir actividades fraudulentas.
2. Análisis de estados financieros: Es esencial verificar si los estados financieros reflejan de manera fiel la situación económica de la contraparte. Esto incluye comprobar la coherencia de los balances con las operaciones realizadas y realizar un análisis de solvencia para evaluar el riesgo financiero.
3. Comprobación de la actividad económica: Durante la verificación, se debe revisar si la actividad económica declarada por la contraparte es consistente con la información proporcionada en los formularios y los datos obtenidos a través de otras fuentes.
4. Contrastar la información con fuentes externas: Es recomendable realizar consultas a bases de datos públicas, instituciones financieras y registros oficiales para corroborar la exactitud de la información proporcionada por la contraparte.

Cualquier irregularidad detectada en esta etapa debe ser investigada exhaustivamente, pues podría representar una señal de alerta sobre posibles riesgos de involucramiento en actividades ilícitas.

Etapa 3: Monitoreo

El monitoreo continuo es una fase que se extiende durante toda la duración de la relación comercial, no solo en su inicio. 

Esta etapa busca identificar cualquier cambio en el comportamiento de la contraparte que pueda indicar riesgos adicionales, así como asegurar que se mantenga una vigilancia constante frente a nuevas amenazas de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Realizar un seguimiento regular de las contrapartes para asegurar que no surjan actividades sospechosas durante la relación comercial, y estar preparados para actuar en caso de detectarse señales de riesgo.

1. Actualización periódica de la información: A lo largo de la relación, los sujetos obligados deben actualizar la información de sus contrapartes. Esto puede incluir nuevas identificaciones, cambios en la estructura financiera o en la composición accionaria, y la actualización de otros datos relevantes.
2. Análisis de las transacciones y operaciones: Es importante realizar un análisis detallado de las transacciones y operaciones financieras para detectar patrones inusuales que puedan indicar la presencia de actividades irregulares. Esta vigilancia permite identificar tendencias que podrían sugerir actividades ilícitas.
3. Monitoreo transaccional: La identificación de operaciones atípicas o inusuales es esencial para la prevención del lavado de activos. Los sistemas de monitoreo deben estar diseñados para detectar automáticamente actividades que se desvíen de los patrones establecidos.
4. Verificación en listas restrictivas: Es necesario realizar verificaciones periódicas contra bases de datos internacionales, como la lista OFAC, que incluye personas y entidades vinculadas a actividades ilícitas. Esto permite prevenir la vinculación con contrapartes que podrían estar involucradas en el lavado de activos o la financiación del terrorismo.
5. Gestión de señales de alerta: Cualquier señal de alerta generada por las transacciones debe ser investigada de inmediato. Esta investigación puede implicar la revisión de más documentación, entrevistas o incluso la notificación a las autoridades competentes si el riesgo es significativo.

Enfoque basado en el riesgo

El enfoque basado en el riesgo es fundamental para priorizar los esfuerzos de prevención. 

Este enfoque permite asignar mayores recursos y controles a las contrapartes que presenten un perfil de mayor riesgo, lo que optimiza los esfuerzos de monitoreo.

1. Clasificación de contrapartes: Según el perfil de riesgo identificado, se deben clasificar las contrapartes en diferentes categorías (bajo, medio, alto riesgo) y aplicar medidas de control proporcionales al nivel de riesgo detectado.
2. Refuerzo de controles para contrapartes de alto riesgo: Las contrapartes con un riesgo elevado deben ser sometidas a un análisis más exhaustivo, con una mayor frecuencia de monitoreo y un control más riguroso sobre sus actividades.

La Debida Diligencia es un proceso continuo y esencial dentro del marco de prevención de lavado de activos en Colombia. 

A través de la identificación, verificación y monitoreo de contrapartes, las entidades pueden mitigar los riesgos asociados al lavado de activos y la financiación del terrorismo. 

La clave del éxito radica en la calidad de la información recolectada, la precisión de las verificaciones y el enfoque constante hacia el monitoreo, todo bajo un enfoque basado en el riesgo que permita gestionar los riesgos de manera efectiva.