El canal de denuncias es uno de los pilares de un buen programa de compliance, ya que permite establecer una comunicación directa con los colaboradores de la entidad y demás personas u organizaciones con las que se relaciona.
Un Canal de Denuncias o también denominado línea ética, debe permitir que las personas interesadas informen sobre algún tipo de comportamiento inusual que pueda suponer un incumplimiento al código de conducta o la ejecución de un delito.
Por la relevancia de la información las organizaciones deben habilitar espacios que generen confianza y faciliten la recepción de cualquier tipo de denuncia por lo que se pueden habilitar alternativas como líneas telefónicas, buzón de denuncias y especialmente aplicativos de software.
Para motivar que las personas delaten situaciones, las organizaciones deben: permitir el anonimato, garantizar la confidencialidad sobre la información que el denunciante brindará, evidenciar gestión sobre el tratamiento que se realiza a la denuncia recibida, entregar retroalimentación con las conclusiones y especialmente evitar que se puedan tomar represalias.
Así pues al darle gestión a la denuncia se pueden clasificar en riesgo bajo, medio y alto, los medios y altos se les debe iniciar una investigación interna para su estudio, dejando toda la información proporcionada como altamente confidencial.
¿Cuáles son las conductas sancionables?
- Comisión de delitos penales.
- Falta de seguimiento del programa de cumplimiento.
- No comunicar las actuaciones delictivas.
- No colaborar en la investigación de las actuaciones delictivas.
- Encubrir actuaciones delictivas.
- Presentar denuncias de mala fe.
En síntesis, cumpliendo las normas de transparencia y ética empresarial, las personas internas o externas a la organización podrán documentar irregularidades, gozando de protección a sus datos personales.
No obstante, las organizaciones deben valorar la relevancia de un Canal de Denuncias, en el sentido que puede llegar a evitarle pérdidas económicas, según lo demuestra el estudio de ACFE del 2022, las empresas pierden el 5% de utilidades cada año por fraude. https://acfe-mexico.com.mx/archivos/2022-Report-to-the-Nations.pdf
Entre los beneficios más relevantes de un Canal de Denuncias podemos mencionar:
- Evitar y descubrir prácticas ilícitas: los vinculados con el proceso de la entidad y su entorno al proporcionarles un medio seguro para informar sobre irregularidades, se fortalece la capacidad de la empresa para tomar medidas correctivas oportunas y mitigar riesgos legales y reputacionales.
- Promover cultura de integridad: Al brindar a los colaboradores y contrapartes externas la posibilidad de denunciar comportamientos inadecuados de manera segura y anónima, se promueve la confianza y se transmite un claro mensaje de que la empresa se toma en serio la ética y la conducta responsable.
- Preservar la identidad del denunciante: En este sentido los relacionados con la entidad estarán confiados que no se tomarán represalias por actuar de buena fe y que la persona encargada de gestionar la denuncia no tendrá conflicto de interés. Generando un buen ambiente laboral de tranquilidad y confianza.
- Mejor toma de decisiones: De esta manera, las empresas pueden abordar problemas latentes, corregir deficiencias y tomar decisiones informadas
- Cumplimiento ético: Buen nombre corporativo para la sociedad, promoviendo la confianza y su crecimiento sostenible.
Cabe resaltar que el mecanismo que se use para el depósito de las denuncias debe ser de fácil acceso, tener disponibilidad 7 días a la semana 24 horas al día para cualquier persona, que de manera confidencial y segura manifieste sus inquietudes respecto de posibles incumplimientos y cualquier práctica corrupta.
Si deseas un canal de denuncias robusto, seguro y amigable para gestionar tus denuncias puedes contactar con Agnos quienes disponen de una herramienta tecnológica diseñada con las buenas prácticas de ISO37001, que permite realizar denuncias nominadas o anónimas, hacer trazabilidad sobre el análisis del caso y recibir retroalimentación sobre las hallazgos.