La verificación en listas restrictivas puede parecer un procedimiento rutinario, pero su correcta ejecución es clave para minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento normativo. A pesar de que la mayoría de los sujetos regulados cumplen con este requisito, es fundamental asegurar que el proceso se realice de manera eficiente y efectiva.
A continuación, se presentan los componentes mínimos de un procedimiento adecuado para la verificación de contrapartes en listas restrictivas:
Consideraciones Iniciales
Para estructurar correctamente el proceso, es necesario responder las siguientes preguntas clave:
- Responsabilidad del proceso: ¿Desde qué áreas y/o cargos se realiza la verificación en listas? ¿Está centralizado en el área de cumplimiento, se gestiona desde otra área o se terceriza con proveedores externos?
- Nivel de automatización: ¿El proceso de consulta se realiza de manera automatizada o manual?
- Gestión de coincidencias: ¿Qué área o cargo es responsable de analizar y gestionar las coincidencias detectadas?
- Tiempos de respuesta: ¿Cuáles son los plazos aceptables para la resolución de coincidencias?
- Acciones posteriores a un hallazgo: ¿Nuestra política define con claridad los pasos a seguir según el tipo de contraparte y la lista en la que ha sido identificada?
- Seguridad y trazabilidad: ¿Qué mecanismos garantizan la seguridad de la información, la protección de datos, la trazabilidad del proceso, el manejo adecuado de evidencias y la conservación de registros de auditoría, tanto de hallazgos como de su gestión?
- Escalamiento de casos: ¿Existe un procedimiento definido para escalar hallazgos según su nivel de gravedad?
- Revisión periódica: ¿Con qué frecuencia realizamos la re-verificación de nuestras contrapartes para asegurar la actualización de la información?
Una vez que establecemos respuestas claras a estas preguntas podemos continuar con la estructuración de nuestro procedimiento, teniendo en cuenta.
Paso 1: Identificación del Sujeto a Verificar
Se debe recopilar la información mínima requerida para la verificación:
- Nombre completo o razón social, Documento de identidad o número de registro, País de residencia o ubicación, Nombre de los beneficiarios finales (en caso de empresas).
Paso 2: Consulta en Listas Restrictivas y vinculantes
El sujeto debe ser verificado en las listas definidas, las cuales pueden incluir:
- Listas por actividad de riesgo
- Boletines de riesgo
- Listas criminales
- Criptoactivos
- Listas con sanciones disciplinarias
- Informativas o de medios adversos
- Intervenciones / insolvencias
- Judiciales
- Paraísos fiscales
- PEP
- Proliferación de armas
- Proveedores inhabilitados
- Sanciones ambientales
- Sanciones financieras
- Sanciones globales/internacionales
- Sanciones por malas prácticas
- Sanciones tributarias
- Terrorismo
- Vinculantes
Paso 3: Evaluación de Coincidencias
- Sin coincidencias en listas: La relación comercial puede proceder.
- Coincidencias parciales: Se debe realizar una verificación adicional considerando información complementaria como fecha de nacimiento, ubicación o cualquier otro dato que confirme la identidad.
- Coincidencia en una lista de alto riesgo: Es necesario escalar el caso y seguir el procedimiento establecido en la política de la empresa.
📌 Nota: Es importante revisar si la política define claramente los criterios de acción ante coincidencias de alto riesgo. ¿Proporciona directrices específicas para la toma de decisiones?Paso 4: Toma de Decisiones
Paso 4: Toma de Decisiones
La política debe ser lo suficientemente clara y objetiva para evitar decisiones sesgadas. Debe considerar tanto el tipo de relación comercial como el nivel de coincidencia encontrado.
Si la política no es precisa en estos aspectos, se recomienda evaluar una matriz de decisión para definir los pasos a seguir según el riesgo identificado. En nuestro canal de WhatsApp encontraras ejemplo de esta.
Paso 5: Registro y Documentación
Es fundamental mantener un registro detallado de cada consulta realizada, incluyendo: Fecha de la consulta, Nombre o entidad consultada, Usuario responsable de la consulta, Fuente utilizada y Resultado obtenido.
Paso 6: Monitoreo y Actualización Periódica
Para garantizar un proceso eficiente y actualizado, se deben implementar las siguientes medidas:
- Revisiones periódicas de las listas en clientes y proveedores, en especial los identificados como de alto riesgo.
- Actualización constante de los procedimientos y herramientas de consulta según cambios regulatorios.
- Capacitación continua del personal encargado de la verificación y detección de riesgos.