El diseño de formatos de conocimiento de contrapartes es un proceso fundamental dentro del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), garantizando el cumplimiento normativo en distintos sectores.
Para que estos formatos sean efectivos, deben cumplir con tres pilares fundamentales:
- Claridad, asegurando que la información sea comprensible y accesible.
- Accesibilidad, facilitando su uso por parte de las contrapartes y usuarios internos para otros procesos administrativos o de cumplimiento como la segmentación de factores de riesgo.
- Cumplimiento normativo, alineándose con los requisitos regulatorios vigentes. A continuación, se presentan estrategias clave para el diseño de estos formatos:
1. Definir el Objetivo del Formato
El primer paso en el diseño de cualquier formato es determinar su propósito. En el contexto del SARLAFT, los formatos de conocimiento de contrapartes tienen como objetivo recolectar información inicial para cumplir con las obligaciones normativas de prevención del riesgo de LAFT.
Este propósito puede incluir:
Identificación y validación de la contraparte.
Monitoreo de actividades y evaluación de riesgos.
Cumplimiento con los procesos de reporte y debida diligencia.
2. Estandarización y Organización
2.1 Estructura Modular
El formato debe dividirse en secciones organizadas y coherentes, tales como:
Identificación (datos básicos de la contraparte).
Datos financieros (fuentes de ingresos, operaciones).
Cumplimiento normativo (origen de fondos, listas restrictivas).
Autorizaciones y declaraciones (protección de datos, firma).
Las preguntas de cada módulo o sección deben estar relacionadas entre si y ser coherentes frente a la temática de este.
Beneficios de una estructura modular:
1. Facilita el diligenciamiento progresivo, evitando que el usuario se sienta abrumado.
2. Permite un flujo lógico, reduciendo errores y optimizando la recopilación de datos.
2.2 Uso de Listas de Verificación
Implementar checklists al diseñar el formato, asegura que se aborden todos los aspectos críticos y evita omisiones en la información recolectada.
2.3 Lenguaje Claro y Normalizado
Se recomienda:
Utilizar terminología estándar y de fácil comprensión.
Incluir definiciones y ejemplos donde sea necesario.
Evitar términos técnicos ambiguos o excesivamente complejos.
3. Diseño Visual y Experiencia de Usuario
Una buena experiencia de usuario (UX) es clave para lograr un diligenciamiento exitoso.
3.1 Formato Intuitivo y Estructurado
Incluir títulos, subtítulos y numeración clara.
Brindar explicaciones breves cuando sea necesario.
Utilizar encabezados informativos para guiar el diligenciamiento.
3.2 Uso de Tablas y Campos Estructurados
Presentar información en tablas organizadas facilita la lectura y el ingreso de datos.
Si una tabla permite múltiples registros, debe indicarse cuántos se deben ingresar y qué hacer si no aplica.
3.3 Estandarización de Preguntas
Preferir preguntas de selección o autocompletar en lugar de preguntas abiertas, permitiendo una mejor estructuración de datos para análisis posteriores.
Si se requieren preguntas abiertas, proporcionar ejemplos de formato esperado.
3.4 Manejo de la Obligatoriedad
Utilizar elementos visuales (como asteriscos) para destacar preguntas obligatorias.
3.5 Personalización según Tipo de Contraparte
No diseñar un mismo formato para diferentes tipos de contrapartes.
Evitar que el usuario tenga que seleccionar qué preguntas responder.
3.6 Equilibrio en la Cantidad de Preguntas
Priorizar la recolección de información esencial sin sobrecargar el formato.
4. Mecanismo de Diligenciamiento
Los formatos deben permitir la recolección de información de manera estructurada y reutilizable en procesos posteriores.
Evitar formatos en papel por su impacto ambiental y dificultad de acceso.
Digitalización inteligente: utilizar plataformas en línea que permitan automatizar procesos de onboarding y validación de datos.
El simple escaneo en PDF no resuelve los problemas de accesibilidad ni
permite el uso de los datos para procesos de segmentación.
Algunas normativas incluso requieren que la información pueda ser utilizada para segmentación y análisis de riesgo.
5. Cumplimiento Regulatorio y Seguridad
Los formatos deben cumplir con los criterios exigidos por los reguladores.
En Colombia, la normativa establece campos mínimos como:
–Identificación: nombre, tipo de documento, número de identificación.
–Ubicación: dirección, ciudad, país.
–Actividad económica: sector, código CIIU.
–Información financiera: ingresos, origen de fondos.
Protección de Datos: incluir autorizaciones en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
Seguridad de la Información: implementar medidas para resguardar el acceso y uso de los datos.
Firma Electrónica/Digital: asegurando integridad y validez del documento (Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012).
Los campos mínimos regulatorios pueden no ser suficientes para procesos internos como segmentación de contrapartes y análisis de riesgo. Es recomendable complementarlos con información adicional relevante.
6. Capacitación y Usabilidad
Para garantizar el correcto uso de los formatos, es importante:
Proporcionar manuales y guías prácticas.
Desarrollar videos explicativos para facilitar la comprensión del proceso.
Capacitar periódicamente a empleados responsables de procesos de vinculación
y recolección de datos.
Incluir guías rápidas y preguntas frecuentes dentro del formato.
7. Retroalimentación y Mejora Continua
El diseño de los formatos debe ser un proceso en evolución.
Revisión Periódica para adaptar los formatos ante cambios normativos o nuevas necesidades del negocio.
Mecanismos de Retroalimentación. Se recomienda incluir un espacio para observaciones o sugerencias de mejora.
Medición de Eficiencia: Se sugiere implementar métricas para evaluar la
efectividad del formato en la gestión del riesgo.
Consideraciones adicionales.
Si bien este documento está enfocado en la prevención del riesgo de LAFT, es recomendable que los formatos de conocimiento también incluyan información útil para otros sistemas de riesgo complementarios, como los relacionados con anticorrupción y transparencia.
Asegúrese de incluir preguntas adicionales necesarias para estos contextos sin afectar la experiencia de usuario ni el cumplimiento normativo.
Este documento estructurado garantiza que los formatos de conocimiento cumplan con claridad, accesibilidad y regulación, optimizando los procesos de debida diligencia en la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.