Continuamos con las preguntas para evaluar tu sistema de cumplimiento, cabe subrayar la importancia de las preguntas ya que son las herramientas que nos permiten iluminar los rincones del sistema de cumplimiento que parecían estar bien y no lo están o simplemente estaba ocultos. Al tiempo que construyen cimientos sólidos para la integridad, la responsabilidad y la transparencia. En este artículo, nos encontraremos con preguntas que aportan en el camino de tejer una red de cumplimiento solida y efectiva.
Tabla de contenido (Parte 2)
Si aun no has visto la primera parte de las preguntas da clic aquí
6.¿Estás capacitando sobre el sistema de cumplimiento al personal?
Debes diseñar un programa y coordinar planes de divulgación y capacitación como mínimo una vez al año y durante el proceso de inducción, a todas las áreas y trabajadores de la compañía, con mayor énfasis a las áreas involucradas en la gestión de riesgos. Esta capacitación debe ser sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados por parte de la compañía para dar cumplimiento al Sistema Integrado de Gestión de Riesgos, además se debe dejar evidencia de los asistentes, temas tratados (que sean de calidad) y fechas.
7.¿El rol de cumplimiento es determinante en la toma de decisiones?
No se trata de probar suerte con el relacionamiento de terceros, si bien en las negociaciones siempre hay un riesgo, se deben implementar estrategias para poder calcular y mitigar que el nuevo relacionamiento no ponga en riesgo toda la operación de la organización. El equipo de cumplimiento es de gran apoyo a la gerencia, ya que puede dar una visión 360 grados de las ventanas de riesgos a las que se puede enfrentar, ante nuevos o la prolongación de relacionamientos.
El riesgo de materialización se aumenta cuando el área comercial llega a acuerdos y solo por “cumplir la norma” al final del proceso se integra al equipo de compliance. Solo algunos ejemplos: En el momento de realizar el arrendamiento o alquiler de un inmueble, vale la pena preguntarse: ¿Conoces quién es el dueño? y por el otro lado ¿A quien se la va alquilar? ¿Qué uso le van a dar? ¿Cuáles son los clientes que se atenderán?
8.¿El sistema de cumplimiento está integrado con las demás actividades de la organización?
No es una tarea fácil ya que el tema cultural de la organización se vuelve un reto, esta tarea de diseñar tanto el programa como mentalizar a todos los colaboradores, presenta inevitables tensiones y conflictos en el rediseño de la estructura interna y su operación, pero el área de compliance debe ser transversal al resto, ya que su objetivo finalmente es proteger los recursos y la reputación de la organización, además de convertir más eficiente las auditorías, la gestión de riesgo y evitar pérdidas económicas.
Por otro lado, no se puede delegar totalmente la responsabilidad de los sistemas de riesgos al equipo de cumplimiento, es un error, ya que como se mencionó antes la cultura organizacional cumple un rol vital, todos los terceros relacionados deben ser responsables y valorar el aporte que da el compliance a las actividad de la compañía.
9. ¿Estás consultando a tus contrapartes en listas vinculantes y restrictivas?
Dentro de los lineamientos establecidos por las Superintendencias, la consulta en listas vinculantes de las contrapartes y sus beneficiarios finales, hace parte fundamental de la debida diligencia. Con nuestra moderna herramienta de software especialmente diseñada para facilitar el procesamiento de grandes volúmenes de registros, conformados por más de 260 listas nacionales e internacionales y su interfaz intuitiva que facilita la generación de consultas, visualización de coincidencias y apoya el proceso de debida diligencia, siempre con el objetivo de proteger tu organización y evitar que se vea expuesta a riesgos Legales, Operativos, de Contagio o Reputacionales.
10. ¿Usas la tecnología para agilizar la gestión y garantizar el adecuado funcionamiento del sistema de cumplimiento?
Una vez documentado el sistema de cumplimiento, requieres una herramienta tecnológica que esté orientada a dar una vista 360 grados de toda la ejecución de cumplimiento que se realice, además de aumentar la eficiencia de la gestión por medio de la automatización de los procesos. Si necesitas una plataforma con estas características contáctanos al celular: 3003144570
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