El pasado 30 de agosto de 2024 se publicó el decreto DECRETO 1122 DE 2024 en el cual imparte instrucciones generales relativas al Programas de Transparencia y Ética Pública (PTEP)
¿Quiénes deben implementar los Programas de Transparencia y Ética Pública?
Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal, cualquiera que sea su régimen de contratación, que hayan sido creadas por la constitución, la ley, ordenanza o acuerdo, o autorizadas por éstas, o que tengan participación pública, donde se cumple una función pública, comercial o industrial.
¿Qué es el PTEP?
El Programa de Transparencia y Ética Pública es el conjunto de acciones que una entidad define e implementa para promover, al interior de la organización, una cultura de la legalidad e identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos de corrupción que se presentan en el desarrollo de su misionalidad.
¿Cómo se relaciona el Programa de Transparencia y Ética Pública con la normativa, las políticas institucionales, los sistemas de gestión y los de calidad?
El PTEP está diseñado para ayudar a las entidades a cumplir con las normas relacionadas con transparencia y ética, promoviendo una cultura de legalidad y gestionando los riesgos de incumplimiento. Este programa no tiene jerarquía sobre las normativas, políticas institucionales o sistemas de gestión y calidad, sino que se integra con ellos para fortalecer la prevención y respuesta a situaciones que afectan la ética pública.
En las entidades públicas, este programa se alinea con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y las políticas de gestión y desempeño, facilitando un enfoque integral para prevenir riesgos como la corrupción, el fraude y el soborno. Además, impulsa la incorporación de herramientas más robustas para un análisis preventivo de la información, mejorando la toma de decisiones y protegiendo la imagen institucional.
¿Cuáles son las etapas del Programa de Transparencia y Ética Pública?
- Formulación
- Validación
- Consolidación
- Aprobación
- Publicación
- Ejecución
- Modificación o reformulación.
Formulación: Consiste en desarrollar, mediante acciones, los dos componentes que conforman el Programa que son el transversal y el programático. La entidad u organización debe identificar las herramientas o instrumentos que requiere para ejecutar cada acción, de conformidad con la normativa y el estándar aplicable. En un documento escrito la entidad u organización recopila cada uno de los contenidos y así cuenta con su Programa de Transparencia y Ética Pública.
Validación: El Programa debe ser validado por los grupos de valor de la entidad u organización: colaboradores, usuarios y supervisores. Para esto, una vez formulado el Programa, debe ser sometido a un periodo de consulta pública de 15 días calendario en la sede electrónica de la entidad u organización.
Consolidación: A partir de las observaciones que se reciban durante el periodo de consulta pública, la entidad u organización consolidará una versión del Programa que incorpore aquellos ajustes que encuentre pertinentes.
Aprobación: La versión consolidada del Programa deberá ser presentada ante la instancia directiva de mayor rango, quien lo aprobará. En el caso de las entidades obligadas a contar con un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, esta será la instancia encargada de la aprobación del Programa.
Publicación: El Programa deberá estar publicado en la sede electrónica de la entidad u organización, de conformidad con lo que disponga el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones respecto de requisitos en materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos
Ejecución: El Programa deberá contar con un Plan de Ejecución y Seguimiento. El Plan se actualizará anualmente. La entidad u organización debe garantizar la inclusión de las acciones del Programa en los instrumentos de planeación institucional, para que estén debidamente presupuestadas.
En el caso de las entidades obligadas a contar con Plan de Acción, cada año, de conformidad con el Plan de Ejecución y Seguimiento, deberán garantizar que las acciones del Programa estén contempladas en el Plan de Acción.
Modificación o reformulación: El PTEP se formula una vez y, de acuerdo con los resultados de la auditoría al Programa, se definen oportunidades de mejora que derivan en modificaciones. De forma regular, el Programa se reformula cada cuatro años y, extraordinariamente, cuando la entidad u organización lo considere necesario por resultados insatisfactorios.
En el caso de las entidades públicas del nivel central, la reformulación del Programa corresponderá con la formulación de los planes de desarrollo nacional o territorial.
En el caso de otras entidades u organizaciones, se podrá establecer plazos que se ajusten a planes institucionales de desarrollo, si cuentan con ellos o con figuras equivalentes.
¿Cuáles son los actores en el PTEP?
El Programa está dirigido a todos los grupos de valor que tiene la entidad u organización, dentro de los cuales están:
-Colaboradores: Sin importar su tipo de vinculación, es decir, funcionarios, empleados, contratistas y proveedores
-Usuarios: Que puede ser las ciudadanías en general o clientes, según como sea la operación.
-Supervisores de la entidad u organización: sea órganos de control, autoridades de inspección y vigilancia, o aquellos que ejerzan cualquier tipo de control (participaciones, control jerárquico o de tutela)
¿Quiénes son los responsables del PTEP?
Son responsables del Programa todos los colaboradores de la entidad u organización y, entre ellos, se distribuyen la supervisión, monitoreo y administración, en los términos que se señala en la acción transversal.
Adicionalmente, desde el rol de interesados los usuarios y supervisores participan en diferentes etapas del ciclo y aportan a su mejoramiento continuo.
¿Qué compone el PTEP?
El PTEP está conformado por dos componentes: el transversal y el programático.
El componente transversal recopila las acciones que garantizan la incorporación del Programa de Transparencia y Ética Pública (PTEP) en las dinámicas institucionales
y en la cultura organizacional. En total, son nueve (9) las acciones que desarrollan el componente, las cuales se describen a continuación. En todo caso, se debe tener en cuenta que el componente transversal y programático se complementan entre sí.
- Declaración
Declarar el compromiso de los colaboradores de la entidad u organización de observar las políticas, procedimientos y códigos de conducta que componen el Programa de Transparencia y Ética Pública, así como el compromiso con la implementación de las acciones que integran cada componente.
- Objetivo
Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos ciertos para el PTEP. Los objetivos deben estar relacionados con la finalidad del Programa y, en esa medida, guardar correspondencia con las acciones que conforman el Programa.
- Alcance
Identificar actores relevantes para el Programa y el rol que tendrán dentro de él, teniendo en cuenta que se deben vincular como mínimo a funcionarios y empleados, según el tipo de entidad, así como contratistas y proveedores.
- Planeación
Planear el desarrollo del Ciclo del Programa, asegurando que se incorpore a las dinámicas internas y a los demás ciclos de planeación de la organización.
- Supervisión, monitoreo y administración
Asignar al interior de la entidad u organización las responsabilidades de monitorear, administrar y supervisar el Programa de Transparencia y Ética Pública
- Reportes
Identificar los reportes internos y externos, así como el contenido, que debe generar la entidad u organización para hacer seguimiento y evaluar el desarrollo de los contenidos del Programa de Transparencia y Ética Pública.
- Formación
Formar a todos los responsables del Programa de Transparencia y Ética Pública en los contenidos, promoviendo una apropiación de las acciones que hacen parte de los componentes transversales y programáticos.
- Comunicación
Difundir entre los grupos de valor externos a la entidad u organización información sobre el desarrollo de los contenidos del PTEP
9.Auditoría y mejora
Auditar de forma constante el desarrollo de los contenidos del Programa de Transparencia y Ética Pública, de forma que se permita la evaluación de sus resultados, la identificación de acciones de mejora y la oportunidad de modificar o reformular el Programa.
Así pues, las acciones del componente programático de los Programas de Transparencia y Ética Pública, deben operar de forma articulada, sistémica y sistemática. El componente programático se denominará Estrategia Institucional para la Lucha Contra la Corrupción. Las siguientes preguntas están alineadas a las acciones que se deben tomar desde este componente.
¿Se deben integrar políticas de administración de riesgos para la integridad pública y de LA/FT/FP?
Las entidades u organizaciones deberán incorporar a sus políticas ya existentes, o en caso de no contar con una, adoptarla, la administración de riesgos para la integridad pública y de LA/FT/FP.
Para este propósito deberán observar la metodología que defina la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República en conjunto con el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la actualización de la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas.
Las organizaciones obligadas aplicarán la guía en lo pertinente. En caso de considerar que su política actual ya cumple con lo señalado en la Guía y desarrolla la metodología establecida, en el Programa de Transparencia dejará constancia. La política de administración de riesgos, desarrollada conforme a la metodología definida, se podrá desarrollar en el Programa o ser un anexo.
En todo caso, se deben desarrollar todos los elementos de la administración de riesgos: lineamientos de política, identificación y valoración; así como lineamientos para la adopción de la política o su incorporación, la revisión y actualización de esta y los reportes que genera. Las acciones que se deriven de la política de administración de riesgos deberán estar contempladas en el Plan de Ejecución y Monitoreo
¿Se debe tener canal de denuncias?
Si, uno de los controles estandarizados que deben incorporar todas las entidades u organizaciones en su política de administración de riesgos para la integridad pública y de LA/FT/FP, es contar con un canal institucional de denuncias.
¿Se debe hacer debida diligencia?
Si, otro de los controles estandarizados que deben incorporar todas las entidades en su política de administración de riesgos para la integridad pública y de LA/FT/FP, es contar con un procedimiento para realizar procesos de debida diligencia para el conocimiento de la contraparte.
La metodología para la operación de este control será definida en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas.
¿Se debe tener redes y articulación de comunicación?
Se debe crear comunidades internas, entre los responsables del Programa de Transparencia, para el diálogo e intercambio de datos sobre los contenidos del Programa, de forma que se mejore la calidad de los insumos para la toma de decisiones la gestión de riesgos, la promoción de la transparencia y la gestión ética de los asuntos públicos.
Adicionalmente, Articular a la entidad u organización con redes e instancias de coordinación interinstitucional y externas, que permitan el cumplimiento de los mandatos de colaboración armónica y los deberes de participación.
¿El modelo de estado para PTEP debe ser abierto?
Si, se debe:
Garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública mediante el cumplimiento del marco normativo que regula este derecho y permite materializar sus contenidos, principalmente, mediante el principio de transparencia.
Promover dentro de la entidad u organización la integridad en el ejercicio del servicio público, así como una cultura de cumplimiento que permita que las actuaciones siempre se desarrollen dentro del marco legal.
Promover el diálogo, como principal herramienta de relacionamiento entre la entidad u organización y las ciudadanías, al mismo tiempo que la corresponsabilidad entre las partes, de forma que exista una verdadera conversación, que permita a los ciudadanos ejercer un control social eficiente, una participación incidente y una rendición de cuentas eficaz.
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